电子档案，是与纸质档案相对应的一种档案储存形式，是指通过计算机进行储存的、相互关联的图文集合。随着科学技术的发展，计算机网络的广泛应用，电子档案在一些领域已逐渐兴起，成为档案记录的一种新形势。与传统纸质档案相比，电子档案有着共享性强、利用方式多样、经济环保性高、便于传输的特点。但它也有一些弊端，如内容载体的不稳定性、对设备的依赖性、不安全性，这些劣势使电子档案在应用的过程中面临档案信息丢失、失真、泄密等问题。因此，利用好电子档案进行档案管理在档案工作过程中尤为重要。 一、广播电大电子档案管理现状 (一)电大电子档案管理内容。电大，又称国家开放大学，以现代信息技术作为基础，同时具备学历教育和非学历教育，利用远程开放进行教育的新型高等学校，由中央和地方广播电视大学集合而成。与其他高校不同的是，这是一所没有围墙的学校，有着更高的开放性和包容性。电大电子档案内部包括的内容很多，不管是学校的电子版的规章制度，还是学校官网中的信息，以及学校举办的活动汇总存档的图片和视频，还有学生相关的注册信息等内容都是电子档案中的重要组成部分，按照类别大致可以分为：学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。在实际情况中，由于电子档案的类别较多，高校为了能够更好地进行管理都会设置专门的部门进行管理，高校目前都是设置科研处来管理科研档案，财务处管理财务档案，人事处管理人事档案等，每个部门进行专门的细化，选择比较专业的人员进行整理资料的工作。各类的资料在整理方面都有不同的方式和习惯，尤其是人事档案进行电子化整理时难度是最大的。 (二)电大电子档案管理现状。虽然大多数电大都在慢慢实行电子档案管理，特别是随着目前文件的电子化趋势，档案管理的电子化也顺理成章，但是由于种种不足的存在，学校的电子档案管理发展正在减缓，其推广也受到阻滞，主要是涉及到传统的观念固定化，一般来说大家还是习惯于打印出相关文件进行保存管理，本质上认为纸质的档案更为可靠。电子档案管理需要较为专业的大型的电子计算机，需要大量的储存空间进行文档的储存。但是，目前软件的发展还不够成熟，相关的档案管理软件难以进行多方位的对接，不利于系统的对接，难以将文档统一管理。由于这种种的原因，电大的电子档案的管理发展十分不成熟，特别是一些学校经费有限，而在档案管理方面的经费总是不足的。加上平时档案管理涉及的人员众多难以找到负责的部门，而电子档案管理的优势在这样的状况下显现不明显，其发展进一步受到阻滞，故难以大面积推广实施。 二、广播电大在进行电子档案管理工作中存在的问题 (一)缺乏制度规范和统一标准。电子档案之所以不能够在电大大面积推广和应用主要是由于在进行档案的整理和后续利用时没有统一的标准。主要表现在两个方面：一是电子档案的存储制度和标准不完善，在电子档案归档的过程中缺乏一套执行的标准体系，使本来就纷繁复杂的电子档案存储变得难上加难。一些档案要经过多个部门才能完成存储，部门之间的信息孤岛，信息传递不及时以及各自为政的现象，致使电子档案在存储过程中不能以标准的格式、数据类型进行存储，造成电子档案的损坏，甚至重复储存或档案缺失。二是查阅档案过程中，由于查阅人的误操作会导致档案的损毁，这就需要一套完整的查阅标准去规范查阅人的行为，学习相关标准后才能进行电子档案操作，同时，也要建立起电子档案的恢复、备份制度，做到档案不只有一份，避免误操作带来的损失。 (二)电大档案管理人员专业性有待加强。学校中虽然档案管理部门的人员均有专业背景，但档案部门管理的档案类别以及数量非常有限，一般学校的档案部门设在行政办公室下，主要管理的是本学校的制度性档案，其他类型的档案资料主要由各个部门专门的工作人员进行整理，各个部门的领导对档案管理的要求和规定也不同，分管档案的工作人员专业水平各异，从而导致各部门电子档案管理效率和质量参差不齐。一些领导重视程度高、工作人员专业水平高的部门，对涉及的电子档案能够进行有效的管理，但有些领导重视不足、工作人员缺乏专业水平的部门，电子档案的收集、归档、查阅等各个环节都会面临不小的问题。电子档案管理对管理人员提出了更高的专业要求，大部分为非档案专业背景，电子档案管理意识薄弱，同时在工作中缺乏一定的档案管理培训，难免会降低电子档案的管理效率。 (三)对学籍档案的保存和利用重视不够。这一点在基层电大的体现尤为明显。与省级电大相比，大多数基层的电大对于像学籍管理的重视程度不够，就导致投入到整理学籍档案中的人力物力严重不足，一是保存的条件很差，保存方法也没有创新，仍然使用传统的纸质档案，甚至会出现档案损坏或是丢失的情况，在后续进行电子档案的整理时也就会出现很多的麻烦，给电子档案的建立造成很大的困扰。二是档案室的工作人员流动性很大，导致工作人员的业务能力很差，降低工作效率的同时还加大了工作的难度，很容易出现一些错误。 (四)档案电子化过程中投入的资金不足。信息技术的发展最根本的是资金的支持。电子档案在发展过程中也需要资金的投入，包括前期的设备购置费用，人员培训费用，设备维护费用等，只有充足资金的投入，才能使学校真正实现电子档案管理。笔者在调研中发现，一些电大缺乏资金支持，存在缺少记录档案的电子计算机和服务器容量不足的情况，这与高校领导对电子档案的重视程度密切相关，电子档案管理工作得不到领导支持，没有相应的资金注入，使本就发展缓慢的电子档案管理举步维艰。 三、加强广播电大电子档案管理的措施 (一)制定电子档案管理的标准和规范。制定好标准和规范是促进学校电子档案管理健康发展的前提和保证，从细节入手，在电子档案的收集、存储、查阅、管理全流程实施标准化、规范化管理。一是在档案收集过程中要明确各部门的负责人和经办人，规定档案的数据格式以及收集方式，按照规定的时间及时上传电子档案内容，并请负责人进行监督。二是在档案存储过程中，在保证足够存储空间的前提下，规定档案的存储方式、存储位置以及存储格式，及时做好备份。在档案管理的过程中做到有据可循、有章可依，有人可查，具体到每一个环节，实行各个部门负责人背书制度，让电子档案管理更加透明、有序。 (二)招聘、培养专业化档案管理人才。人才的培养是电子档案管理的关键，基于目前电大的电子档案管理现状，亟需招聘或培养专业素养较强的人员负责档案管理。工作人员要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。招聘专业的档案管理人才是提高学校电子档案管理效率的有效途径，在工作过程中设立相应的考评机制也能激励工作人员的工作热情。同时也应建立档案管理专业知识培训制度，通过召开讲座、分享会等方式为档案管理人员提供一个学习和交流的平台，采取线上线下相结合的方式，购买学习资料或者聘请有经验的教授对工作人员进行培训，一方面培训其档案管理相关知识，另一方面培训计算机技能，综合提高档案管理人员的专业水平。 (三)加强组织领导，更新观念，提高档案意识。档案管理复杂、繁琐，不仅需要档案管理人员的工作投入，也需要相关领导的重视。《高等学校档案管理办法》中提出高校档案的工作是学校稳步发展的基础，各高校都应该提高对于档案工作的重视，加强对其的管理程度。这也就表明了领导的重视和支持能够推动档案管理工作的开展。增强管理层对档案管理的重视可将档案管理纳入管理层的绩效之中，建立一套完善的奖惩制度，奖励在工作中认真、负责的领导，对于不认真、效率低下的管理层给予严厉的处罚措施。增强工作人员对档案的重视可从日常工作的考核入手，增加考核频次，优秀者予以奖励，也可通过评比、培训提高工作人员的档案意识。 (四)开发电子档案管理系统，加大资金投入。电子档案管理系统能大大提高电子档案收集、存储、管理效率，减轻工作人员压力，实现档案的便捷存储。电子档案管理系统不仅仅是一台计算机，而是包括硬件系统和软件系统两个部分，简单来说，硬件设施主要包括输入输出设备、存储设备、网络服务器以及计算机几个部分；软件系统由管理端软件和查询端软件组成。硬件设施中的高分辨率的扫描设备以及照相摄影等所需要的基本的设备的购进都需要一定的资金，管理及查询端的软件也需要设计投入；并且，电子档案管理系统并不是一次性投入的项目，后期的维护工作也会消耗很多的资金。因此，高校领导一定加强对电子档案管理中设备建设的重视，并为其提供充足的资金。 [1]张慧林.刍议学校档案管理工作中电子档案的应用[J].卷宗,2018,19:2 [2]毛献峰,李子白.行业特色型大学科研档案管理的SWOT分析与建议[J].江苏科技信息,2018,35(14):24～28 电子档案，是与纸质档案相对应的一种档案储存形式，是指通过计算机进行储存的、相互关联的图文集合。随着科学技术的发展，计算机网络的广泛应用，电子档案在一些领域已逐渐兴起，成为档案记录的一种新形势。与传统纸质档案相比，电子档案有着共享性强、利用方式多样、经济环保性高、便于传输的特点。但它也有一些弊端，如内容载体的不稳定性、对设备的依赖性、不安全性，这些劣势使电子档案在应用的过程中面临档案信息丢失、失真、泄密等问题。因此，利用好电子档案进行档案管理在档案工作过程中尤为重要。一、广播电大电子档案管理现状(一)电大电子档案管理内容。电大，又称国家开放大学，以现代信息技术作为基础，同时具备学历教育和非学历教育，利用远程开放进行教育的新型高等学校，由中央和地方广播电视大学集合而成。与其他高校不同的是，这是一所没有围墙的学校，有着更高的开放性和包容性。电大电子档案内部包括的内容很多，不管是学校的电子版的规章制度，还是学校官网中的信息，以及学校举办的活动汇总存档的图片和视频，还有学生相关的注册信息等内容都是电子档案中的重要组成部分，按照类别大致可以分为：学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。在实际情况中，由于电子档案的类别较多，高校为了能够更好地进行管理都会设置专门的部门进行管理，高校目前都是设置科研处来管理科研档案，财务处管理财务档案，人事处管理人事档案等，每个部门进行专门的细化，选择比较专业的人员进行整理资料的工作。各类的资料在整理方面都有不同的方式和习惯，尤其是人事档案进行电子化整理时难度是最大的。(二)电大电子档案管理现状。虽然大多数电大都在慢慢实行电子档案管理，特别是随着目前文件的电子化趋势，档案管理的电子化也顺理成章，但是由于种种不足的存在，学校的电子档案管理发展正在减缓，其推广也受到阻滞，主要是涉及到传统的观念固定化，一般来说大家还是习惯于打印出相关文件进行保存管理，本质上认为纸质的档案更为可靠。电子档案管理需要较为专业的大型的电子计算机，需要大量的储存空间进行文档的储存。但是，目前软件的发展还不够成熟，相关的档案管理软件难以进行多方位的对接，不利于系统的对接，难以将文档统一管理。由于这种种的原因，电大的电子档案的管理发展十分不成熟，特别是一些学校经费有限，而在档案管理方面的经费总是不足的。加上平时档案管理涉及的人员众多难以找到负责的部门，而电子档案管理的优势在这样的状况下显现不明显，其发展进一步受到阻滞，故难以大面积推广实施。二、广播电大在进行电子档案管理工作中存在的问题(一)缺乏制度规范和统一标准。电子档案之所以不能够在电大大面积推广和应用主要是由于在进行档案的整理和后续利用时没有统一的标准。主要表现在两个方面：一是电子档案的存储制度和标准不完善，在电子档案归档的过程中缺乏一套执行的标准体系，使本来就纷繁复杂的电子档案存储变得难上加难。一些档案要经过多个部门才能完成存储，部门之间的信息孤岛，信息传递不及时以及各自为政的现象，致使电子档案在存储过程中不能以标准的格式、数据类型进行存储，造成电子档案的损坏，甚至重复储存或档案缺失。二是查阅档案过程中，由于查阅人的误操作会导致档案的损毁，这就需要一套完整的查阅标准去规范查阅人的行为，学习相关标准后才能进行电子档案操作，同时，也要建立起电子档案的恢复、备份制度，做到档案不只有一份，避免误操作带来的损失。(二)电大档案管理人员专业性有待加强。学校中虽然档案管理部门的人员均有专业背景，但档案部门管理的档案类别以及数量非常有限，一般学校的档案部门设在行政办公室下，主要管理的是本学校的制度性档案，其他类型的档案资料主要由各个部门专门的工作人员进行整理，各个部门的领导对档案管理的要求和规定也不同，分管档案的工作人员专业水平各异，从而导致各部门电子档案管理效率和质量参差不齐。一些领导重视程度高、工作人员专业水平高的部门，对涉及的电子档案能够进行有效的管理，但有些领导重视不足、工作人员缺乏专业水平的部门，电子档案的收集、归档、查阅等各个环节都会面临不小的问题。电子档案管理对管理人员提出了更高的专业要求，大部分为非档案专业背景，电子档案管理意识薄弱，同时在工作中缺乏一定的档案管理培训，难免会降低电子档案的管理效率。(三)对学籍档案的保存和利用重视不够。这一点在基层电大的体现尤为明显。与省级电大相比，大多数基层的电大对于像学籍管理的重视程度不够，就导致投入到整理学籍档案中的人力物力严重不足，一是保存的条件很差，保存方法也没有创新，仍然使用传统的纸质档案，甚至会出现档案损坏或是丢失的情况，在后续进行电子档案的整理时也就会出现很多的麻烦，给电子档案的建立造成很大的困扰。二是档案室的工作人员流动性很大，导致工作人员的业务能力很差，降低工作效率的同时还加大了工作的难度，很容易出现一些错误。(四)档案电子化过程中投入的资金不足。信息技术的发展最根本的是资金的支持。电子档案在发展过程中也需要资金的投入，包括前期的设备购置费用，人员培训费用，设备维护费用等，只有充足资金的投入，才能使学校真正实现电子档案管理。笔者在调研中发现，一些电大缺乏资金支持，存在缺少记录档案的电子计算机和服务器容量不足的情况，这与高校领导对电子档案的重视程度密切相关，电子档案管理工作得不到领导支持，没有相应的资金注入，使本就发展缓慢的电子档案管理举步维艰。三、加强广播电大电子档案管理的措施(一)制定电子档案管理的标准和规范。制定好标准和规范是促进学校电子档案管理健康发展的前提和保证，从细节入手，在电子档案的收集、存储、查阅、管理全流程实施标准化、规范化管理。一是在档案收集过程中要明确各部门的负责人和经办人，规定档案的数据格式以及收集方式，按照规定的时间及时上传电子档案内容，并请负责人进行监督。二是在档案存储过程中，在保证足够存储空间的前提下，规定档案的存储方式、存储位置以及存储格式，及时做好备份。在档案管理的过程中做到有据可循、有章可依，有人可查，具体到每一个环节，实行各个部门负责人背书制度，让电子档案管理更加透明、有序。(二)招聘、培养专业化档案管理人才。人才的培养是电子档案管理的关键，基于目前电大的电子档案管理现状，亟需招聘或培养专业素养较强的人员负责档案管理。工作人员要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。招聘专业的档案管理人才是提高学校电子档案管理效率的有效途径，在工作过程中设立相应的考评机制也能激励工作人员的工作热情。同时也应建立档案管理专业知识培训制度，通过召开讲座、分享会等方式为档案管理人员提供一个学习和交流的平台，采取线上线下相结合的方式，购买学习资料或者聘请有经验的教授对工作人员进行培训，一方面培训其档案管理相关知识，另一方面培训计算机技能，综合提高档案管理人员的专业水平。(三)加强组织领导，更新观念，提高档案意识。档案管理复杂、繁琐，不仅需要档案管理人员的工作投入，也需要相关领导的重视。《高等学校档案管理办法》中提出高校档案的工作是学校稳步发展的基础，各高校都应该提高对于档案工作的重视，加强对其的管理程度。这也就表明了领导的重视和支持能够推动档案管理工作的开展。增强管理层对档案管理的重视可将档案管理纳入管理层的绩效之中，建立一套完善的奖惩制度，奖励在工作中认真、负责的领导，对于不认真、效率低下的管理层给予严厉的处罚措施。增强工作人员对档案的重视可从日常工作的考核入手，增加考核频次，优秀者予以奖励，也可通过评比、培训提高工作人员的档案意识。(四)开发电子档案管理系统，加大资金投入。电子档案管理系统能大大提高电子档案收集、存储、管理效率，减轻工作人员压力，实现档案的便捷存储。电子档案管理系统不仅仅是一台计算机，而是包括硬件系统和软件系统两个部分，简单来说，硬件设施主要包括输入输出设备、存储设备、网络服务器以及计算机几个部分；软件系统由管理端软件和查询端软件组成。硬件设施中的高分辨率的扫描设备以及照相摄影等所需要的基本的设备的购进都需要一定的资金，管理及查询端的软件也需要设计投入；并且，电子档案管理系统并不是一次性投入的项目，后期的维护工作也会消耗很多的资金。因此，高校领导一定加强对电子档案管理中设备建设的重视，并为其提供充足的资金。【参考文献】[1]张慧林.刍议学校档案管理工作中电子档案的应用[J].卷宗,2018,19:2[2]毛献峰,李子白.行业特色型大学科研档案管理的SWOT分析与建议[J].江苏科技信息,2018,35(14):24～28

文章来源：重庆广播电视大学学报 网址: http://zqgbdsdxxb.400nongye.com/lunwen/itemid-33091.shtml

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